紙の資料を仕分ける
旧態依然としたわが職場は紙の資料であふれかえる。すべての社員にパソコンが貸与されているのにも関わらず、あれやこれやが紙で回ってくる。電子メールに添付された書類まで、ご丁寧に紙で回ってくる。なんのために……。もちろん会議の時にも吃驚するくらいの資料が配布される。そしてそのほとんどは二度と見ることもない。やれやれ。
もちろんその資料は、見ないからといって、すぐに捨てるわけにはいかないので、今度は自室の一画をどんどん占拠していくことになる。今のところに来てから５年が過ぎたけれど、もはやどうにかしようという量をはるかに超えてしまっている。完全放置で手を出したくない。
減らせないなら、増やさないようにしようと思い、以前から使ってみたかったドキュメントスキャナを手に入れた。定評のある富士通のS1500*1という機械だ。詳細は以下の動画で見ていただきたいが、とにかく便利で感激した。毎分20枚の読み取りしかも両面同時、サイズは自動判別、それを次々とPDF化し、さらにはOCRでテキストにも変換してくれる。できあがったPDFはmobilemeのフォルダやDropbox、Evernoteに放り込んでおけば、いつでもどこでもiPhoneやiPadで読むことができる。読み込みが終わった紙の資料はそのままシュレッダー行きである。情報は有効活用でき、さらに物理的な場所も必要ない。
いやっはっはぁ。最初に使った時は、あまりの快適さに思わず叫んでしまいましたよ。次は裁断機を購って、雑誌や本の電子化も目論んでいる。
